Az e-mail küldésekor számos tényezőt figyelembe kell venni annak érdekében, hogy az üzenet elérje a címzettet, és ne minősüljön kéretlen levélnek. Az alábbiakban bemutatjuk, milyen technikai beállítások szükségesek a sikeres kézbesítéshez.
1. Az e-mail hitelesítés alapjai: SPF, DKIM és DMARC
A levelező rendszerek egyre szigorúbb ellenőrzéseket végeznek a nem kívánt üzenetek kiszűrése érdekében. Három alapvető DNS rekord segíthet a hiteles levélküldésben:
- Az SPF (Sender Policy Framework) meghatározza, hogy egy adott domain nevében mely szerverek küldhetnek levelet.
- A DKIM (DomainKeys Identified Mail) digitális aláírással látja el az üzeneteket, így biztosítva azok hitelességét és érintetlenségét.
- A DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) irányelveket határoz meg az SPF és DKIM ellenőrzések érvényesítésére, valamint jelentéseket küld a beérkező e-mailek állapotáról.
Ha ezek a rekordok megfelelően be vannak állítva, a küldött levelek nagyobb eséllyel érnek célba anélkül, hogy spamként lennének kezelve.
2. Az ingyenes e-mail szolgáltatások korlátai
Ha Gmail, Outlook vagy más ingyenes levelező szolgáltatást használunk, a DNS rekordok beállítása nem módosítható, mivel ezek a szolgáltatók kezelik a domaint. Emiatt saját e-mail hitelesítést nem tudunk végrehajtani.
Egyes szolgáltatók lehetőséget biztosítanak külső SMTP szerver használatára, amelyen keresztül üzenetek küldhetők. Ha egy rendszer vagy alkalmazás támogatja ezt a megoldást, érdemes kihasználni. Bizonyos esetekben azonban, például egyes hírlevélküldő platformoknál vagy szervezeti levelezőrendszerekben, nincs lehetőség külső SMTP beállítására. Ilyenkor az ingyenes e-mail címet nem lehet megfelelően használni levélküldésre.
3. A saját domain előnyei a levélküldés során
Saját domain használatával sokkal nagyobb ellenőrzésünk lehet az e-mail hitelesítési folyamat felett. A DNS rekordok beállításával biztosíthatjuk, hogy üzeneteink megfelelően hitelesítve legyenek.
Milyen lépések szükségesek a beállításhoz?
- Az SPF rekordban meg kell adni, hogy mely szerverek küldhetnek levelet a domain nevében.
- A DKIM segítségével digitálisan aláírhatjuk az üzeneteket, amelyeket a fogadó szerverek ellenőrizhetnek.
- A DMARC szabályozza, hogy a fogadó rendszerek hogyan kezeljék az SPF és DKIM ellenőrzéseket, valamint visszajelzést küld a küldési eredményekről.